Itse järjestetyt pikkujoulut vaativat enemmän omaa aikaa ja sisäisiä resursseja, kun taas ulkoistetut pikkujoulut siirtävät suunnittelun ja koordinoinnin vastuun ammattilaisille. Suurin käytännön ero on se, kenen hartioille työ kaatuu: oman henkilöstön vai tapahtumajärjestäjän. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset, joita yritykset yleensä pohtivat pikkujoulujen järjestämistapaa valitessaan.
Kumpi vaatii enemmän aikaa ja resursseja?
Itse järjestetyt pikkujoulut vaativat selvästi enemmän aikaa ja sisäisiä resursseja. Tilan etsiminen, tarjoilujen kilpailuttaminen, esiintyjien sopiminen, tekniikan järjestäminen ja aikataulujen yhteensovittaminen kasaantuvat yleensä yhdelle tai kahdelle henkilölle muiden töiden päälle. Ulkoistetuissa pikkujouluissa nämä tehtävät siirtyvät kokonaan tapahtumajärjestäjälle.
Käytännössä itse järjestäminen tarkoittaa usein kymmeniä tunteja koordinointia viikkojen tai kuukausien aikana ennen tapahtumaa. Jokainen yhteydenotto, tarjouspyyntö ja sopimus vie aikaa, joka on pois varsinaisesta työstä. Ulkoistettuna sama kokonaisuus hoituu yhdellä briefingillä, jonka jälkeen tilaaja voi keskittyä omaan arkeensa.
Mitä riskejä itse järjestämiseen liittyy?
Itse järjestettyihin pikkujouluihin liittyy useita riskejä, joista suurimmat ovat aikatauluongelmat, laadun epätasaisuus ja yllättävät lisäkustannukset. Ilman tapahtuma-alan kokemusta on vaikea ennakoida kaikkia muuttujia, kuten tekniikan pettämistä, esiintyjän peruuntumista tai tilan kapasiteettiongelmia.
Erityisen haavoittuvainen kohta on ns. viime hetken kriisit. Kun esiintyjä sairastuu tai äänijärjestelmä ei toimi, oman tiimin on ratkaistava tilanne reaaliajassa ilman alan kontakteja tai varautumissuunnitelmaa. Ammattitaitoinen tapahtumajärjestäjä sen sijaan varautuu näihin skenaarioihin etukäteen ja reagoi nopeasti, koska varasuunnitelmat ovat osa normaalia toimintaa.
Lisäksi yrityksen maine on aina pelissä asiakastilaisuuksissa ja henkilöstöjuhlissa. Epäonnistunut tapahtuma jää mieleen pitkään, ja sen korjaaminen on vaikeaa.
Miten kustannukset eroavat toisistaan?
Itse järjestetyt pikkujoulut saattavat näyttää edullisemmilta paperilla, mutta piilokustannukset kasvattavat loppusummaa usein yllättävän paljon. Ulkoistettu tapahtuma on hinnoiteltu kokonaisuutena, jolloin budjetin hallinta on selkeämpää alusta alkaen.
Itse järjestettäessä kustannuksia syntyy muun muassa seuraavista:
- Henkilöstön käytetty työaika koordinointiin
- Yksittäin kilpailutetut palvelut, joihin ei saa alan alennuksia
- Virheiden korjaaminen tai peruutusmaksut
- Tekniikan vuokraus ilman asiantuntemusta
Tapahtumajärjestäjällä on vakiintuneet suhteet tavarantoimittajiin, tiloihin ja esiintyjiin, mikä tarkoittaa usein parempia hintoja ja sujuvampaa yhteistyötä. Kokonaiskustannus saattaa loppujen lopuksi olla hyvin lähellä itse järjestettyä vaihtoehtoa, mutta laatu ja varmuus ovat korkeammalla tasolla.
Milloin kannattaa käyttää tapahtumajärjestäjää?
Tapahtumajärjestäjän käyttäminen kannattaa erityisesti silloin, kun pikkujoulut ovat suuret tai edustusluontoinen tilaisuus, osallistujamäärä ylittää muutaman kymmenen hengen tai oman tiimin aika ja osaaminen eivät riitä laadukkaan kokonaisuuden rakentamiseen.
Käytännössä ulkoistaminen on viisain valinta näissä tilanteissa:
- Tapahtumaan osallistuu asiakkaita tai sidosryhmiä yrityksen ulkopuolelta
- Pikkujoulut toimivat osana yrityksen brändiviestiä
- Budjetti on merkittävä ja epäonnistumiseen ei ole varaa
- Järjestämiseen on vähän aikaa tai se osuu kiireiseen ajankohtaan
- Halutaan jotain erityistä tai räätälöityä, ei perusohjelmaa
Pienemmissä ja epämuodollisemmissa henkilöstöjuhlissa itse järjestäminen voi olla täysin toimiva ratkaisu, jos tiimistä löytyy innostusta ja aikaa.
Mitä tapahtumajärjestäjä hoitaa avaimet käteen -periaatteella?
Avaimet käteen -periaatteella toimiva tapahtumajärjestäjä hoitaa kaiken ideoinnista purkuun asti: tilan, tarjoilut, esiintyjät, tekniikan, somistuksen, aikataulutuksen ja paikan päällä tapahtuvan koordinoinnin. Tilaajan tehtäväksi jää kertoa toiveet ja saapua paikalle.
Me Fantastico Productionilla toteutamme yrityksen pikkujoulut juuri tällä periaatteella. Kokonaisvaltainen tapahtumatuotanto tarkoittaa, että asiakas saa koko paketin yhdeltä luukulta ilman, että hänen tarvitsee kilpailuttaa palveluntarjoajia erikseen tai seurata kymmenien yksityiskohtien toteutumista. Tämä vapauttaa tilaajan energian sinne, missä sitä tarvitaan eniten.
Avaimet käteen -palvelu sisältää tyypillisesti:
- Konseptisuunnittelun ja ideoinnin
- Tilan valinnan ja varaamisen
- Esiintyjien ja ohjelmanumeroiden hankinnan
- Ääni- ja valotekniikan
- Tarjoilujen koordinoinnin
- Somistuksen ja visuaalisen ilmeen
- Tapahtuman juoksutuksen paikan päällä
Kuinka paljon etukäteen pikkujoulut pitää suunnitella?
Yrityksen pikkujoulut kannattaa aloittaa suunnittelemaan vähintään kolme kuukautta ennen tapahtumaa, mieluiten jo alkusyksystä. Suosituimmat tilat ja esiintyjät varautuvat vuoden 2026 joulukaudelle jo hyvissä ajoin, ja myöhäinen liikkeellelähtö kaventaa valinnanvaraa merkittävästi.
Itse järjestettäessä suunnitteluaika on yleensä pidempi, koska jokainen osa-alue hoidetaan erikseen. Tapahtumajärjestäjän kanssa prosessi on nopeampi, sillä kontaktit ovat valmiina ja neuvottelut käydään rinnakkain, ei peräkkäin.
Hyvä nyrkkisääntö on seuraava:
- Yli 100 hengen tilaisuus: aloita suunnittelu viimeistään elokuussa
- 20 – 100 hengen tilaisuus: syyskuu on sopiva aloitusajankohta
- Alle 20 hengen tilaisuus: lokakuukin voi vielä riittää, jos tilavaatimukset ovat joustavat
Mitä aiemmin liikkeelle lähtee, sitä enemmän vaihtoehtoja on tarjolla ja sitä rennommin suunnittelu etenee ilman viime hetken kiirettä.
Valmis tekemään pikkujouluista unohtumattoman kokemuksen?
Jos haluat, että yrityksesi pikkujoulut sujuvat alusta loppuun ilman stressiä ja ylimääräistä työtä, Fantastico Production on oikea kumppani. Hoidamme koko tapahtuman puolestasi avaimet käteen -periaatteella, jotta sinä voit nauttia illasta vieraittesi seurassa. Pyydä tarjous helposti verkossa ja aloitetaan suunnittelu yhdessä.