Suunnitteletko ensi vuodeksi yrityksenne tapahtumia? Lue mitä hyvä tapahtumatuottaja tekee – ja miksi hän säästää aikaa, rahaa ja hermoja. Kiinnitä oikea kapellimestari ja välty riitasoinnuilta!
Vuosijuhlan sävellys on suuri työ. Suunnittelu on hyvä aloittaa hyvissä ajoin, yleensä useita kuukausia tai jopa vuotta aiemmin. Monissa yrityksissä havahdutaan siihen, että gaalajuhlan tai kokonaisen juhlavuoden ohjelman järjestäminen on suuri haaste, josta kukaan organisaatiossa ei voikaan ottaa kokonaisvastuuta oman päivätyön ohella.
Tapahtuman tuottaminen on luovaa ratkaisukykyä vaativa työ. Tähän tarvitaan kokemusta, jotta vältytään virheiltä ja saadaan kaikki irti usein kalliista satsauksesta. Yksikään tilaisuus ei ole samanlainen ja siksi kokemus on tässä työssä valttia. Silloin hyvä tuottaja tiimeineen voi pelastaa pulasta. Esimerkiksi suosittujen esiintyjien kiinnittäminen vie aikaa. Todennäköisempää on, että hyvä tuottaja, jolla on laajat kontaktit saa varmemmin kiinnitettyä halutut esiintyjät. Lisäksi suurenluokan artistien esiintymisiin liittyy kosolti yksityiskohtia, joista kokenut tuottaja on jo valmiiksi perillä ja kiusallisilta kömmähdyksiltä vältytään. On esimerkiksi hyvä tietää mitä esim. lavatila- ja muita fasilitettivaatimuksia esiintyjällä tai esiintyjäryhmillä on. Voi olla esimerkiksi, että tilaisuudelle varattuun tilaan ei ole ollenkaan mahdollista kyseistä esiintyjäryhmää ajatella.
Stressaantunut markkinointiosasto on saattanut tehdä juhlasuunnittelun pohjalta toimimattomia varauksia, jotka pahimmillaan joudutaan perumaan tai muuttamaan. Silloin ollaan jo turhaan käytetty työvoimaresursseja. Jokainen tapahtuma on järjestäjälleen tärkeä tilaisuus ja herättää luonnollisesti monenlaisia intohimoja, joiden ristipaineeseen yhteisön tai yrityksen vastuuhenkilö saattaa joutua. On kuitenkin hyvä muistaa, että satsaus on aina jollain tasolla yrityksen markkinointia ja siksi sillä tulee saavuttaa muutakin kuin viihtymistä. Vähimmillään se on positiivinen muistijälki elämyksen tarjoajasta. Jokaiselle vähän jotain, ei saa tarkoittaa ”sillisalaattia” vaan hyvin mietittyä kokonaisuutta, jossa jokaiselle asialle on oma aikansa ja paikkansa. Parhaimmillaan tilaisuus on tapahtumamarkkinointia, joka lisää järjestäjätahon imagomyönteisyyttä ja myyntiä.
Sijoita ruokaan ja ohjelmaan
Sijoita ruokaan ja ohjelmaan! Tapahtumatuottajan tärkeä tehtävä on osata sanoa myös ei epärealistisille toiveille. Hän kertoo mistä kannattaa säästää ja mistä ei. Hyvä ruoka, ohjelma ja tunnelma muistetaan. Kristallikruunut eivät auta, jos tarjolla on esimerkiksi muuhun tilaisuuden tarjontaan sopimatonta suuhunpantavaa tai määrä on mitoitettu väärin. Edullisesta ja karustakin tilasta saa viihtyisän ammattilaisen tekemällä valaisu- ja kalustesuunnitelmalla – taidokkaalla stailauksella. Esiintyjät kannattaa valita tarkasti ajatellen tilaisuuden kuulijoita. Stand Up ei sovi jokaisen tilaisuuden kevennykseen, vaikka joihinkin se sopii kuin ”nenä päähän” tunnelman laukaisijaksi. Hyvällä tapahtumatuottajalla on myös dramaturgian tajua, jolla osaa rakentaa esim. seminaaripäivän ohjelman siten, että tärkeän opin ja informaation oheen on sopivasti sijoitettu ja aikataulutettu virkistystä, joka auttaa jaksamaan ja sisäistämään opittua paremmin.
Katse yksityiskohtiin ja yhteissointiin! Kun juhlan teema ja tunnelma on päätetty, tekee tapahtumatuottaja sovitun budjetin raameissa ehdotuksen. Siihen on vaikuttanut kaikki ne seikat, mitä tuottaja on saanut ja tarvittaessa ottanut selvää tilaisuuden järjestäjästä. Asiakas ei aina osaa kertoa kaikista sellaisista asioista, joilla saattaa olla merkitystä tilaisuuden suunnittelun kannalta. Hyvä tapahtumatuottaja pitää huolen siitä, että kaikki ne asiat ja yksityiskohdat ovat selvillä, joilla on tilaisuuden onnistumista ja sanomaa ajatellen merkitystä.
Tapahtuman tai juhlan suurten linjojen on oltava selkeät – tilat, artistit, tarjoilut, tapahtumatekniikka, koristelut tulee toimia ja soida yhteen kuten korkeatasoisessa orkesterissa, katseen tulee kestää tarvittaessa pienienkin yksityiskohtien tarkastelun.
Tarkka käsikirjoitus takaa hauskat juhlat. Hyvin onnistunut tapahtuma, kuten suuri vuosijuhla, ei ole koskaan sattumaa, vaan tarkan prosessin ja käsikirjoituksen tulos. Yksityiskohtana voi heittää tipin, että jos haluat yleisön huomion, sijoita tärkein asia alkuun – silloin ihmiset jaksavat keskittyä parhaiten. Toisaalta joskus nk. ”suurta kalaa” tai yllätystä kannattaa pidättää pidemmälle ohjelmassa, jotta keskittyminen pidetään yllä. Näistä syistä näkemys, tyyli- ja dramaturgian taju on tapahtumatuottajan tärkeimpiä ominaisuuksia.
Parhaat tekijät, oikeaan rooliin! Kun isot raamit tehty ja oikeat toimijat valittu, on aika perehdyttää heidät tehtäviinsä. Tapahtumatuottaja tekee aikataulun, jossa esiintyjät, valaisijat, ääniteknikot, kuljettajat, tarjoilijat ja vahtimestarit, kaikki tietävät tehtävänsä. Kun roolit on jaettu oikein ja tekijät perehdytetty, tuottaja on parhaimmillaan luonut ilmapiirin, jossa jokainen toimii yhteen. Kun odottamattomaankin varaudutaan jollain tasolla, ei ole katastrofi, jos joku vaikka sairastuu.
Sovitusta, viritystä ja uskon puhallusta! Asiakkaan on voitava luottaa, että tapahtuma on turvassa. Säveltäjäkin korjaa teostaan ja joutuu sovittamaan sitä uudestaan. Kun unelma-artisti sairastuu tai juhlatilaan tulee vesivahinko – pitää tapahtumatuottajan puhaltaa uskoa epätoivon hetkiin. Kaikesta selvitään, kun ei halvauduta. Hyvässäkin toimintasuunnitemassa on usein jotain pientä viilattavaa vielä viime hetkellä. Jos esim. brändinväriset pöytähuput muuttuvat suunnitellussa valaistuksessa väärän väriksiksi, asialle voidaan vielä tehdä jotain. Kun asiat on aikataulutettu hyvin, myös viimekäden muutoksille on annettu oma aikansa. Iso tapahtuma on H-hetkeen asti jossain määrin muutosprosessissa, koska kyseessä on luova tapahtuma. Siksi puikoissa kannattaa olla kokenut kippari, joka tarvittaessa osaa ohjata ”laivan satamaan.” Näistä syistä kokeneen ja näkemyksiä omaavan tapahtumatuottajan palkkaaminen on aina järjestäjän etu.
Olemme onnistuneet, jos saamme palautteen ”Rento, mutta tyylikäs juhla”.
Minna Pentti, tapahtumatuottaja
Onnistuimmeko? Lue asiakkaidemme suosituksia täältä.
