Korona-aika loi virtuaalitapahtumamarkkinat, mutta heitti tapahtumia suunnittelevat ymmälleen striimausviidakkoon. Kaivattua ”yhden luukun palvelua” tarjoavat nyt Vuoden tuotantopalvelu -finalisti Keikalla.fi, tapahtumatuotantoon keskittyvä Fantastico Production Oy ja lipunmyynnin taitaja Lippupiste Oy.
Mistä kalusto, kuka suunnittelee? ToimistoSissien kyselyn mukaan yritykset kipuilevat virtuaali- ja hybriditapahtumien suunnittelussa. Huolettomalle palvelulle on ollut kysyntää. Vaikka ihmiset ovat totutelleet yli vuoden ajan etäkokouksiin ja -konsertteihin, vaatii virtuaalitapahtumien järjestäminen osaamista.
– Yritykset eivät usein edes tiedä, mitä virtuaalitapahtumapalveluja he voisivat ostaa. Jotta asiakas uskaltaa edes kysyä niistä, on ne muotoiltava helposti ymmärrettäviksi ja lähestyttäviksi. Tehtävämme on opastaa asiakkaitamme seikkaperäisesti ja tarjota hyviä sisältöjä, Fantastico Production Oy:n toimitusjohtaja Minna Pentti kertoo.
Asiakkaiden 5 kysymystä virtuaalitapahtumatuottajille
1. Mikä ihmeen virtuaalistudio? Jollekin virtuaalistudio merkitsee paikkaa, missä striimi tehdään – toiselle green screeniä tai lediseinin toteutettavaa studiotilaa. Todellisuudessa virtuaalistudio on 3D-mallinnuksen avulla rakennettu virtuaalimaailma, joka yhdistää reaaliaikaisesti ihmiset sähköisin keinoin luotuun ympäristöön – ilman fyysisiä lavasteita. Ammattitaitoinen tuottaja osaa neuvoa tilaisuuteen ja budjettiin sopivan studion.
2. Hybriditapahtumien turvallisuus? Monet tapahtumat järjestetään jatkossa virtuaali- ja lähitapahtumien yhdistelminä. Turvasuunnitelmassa ihmiset jaetaan ryhmiin, jotka eivät kohtaa toisiaan esimerkiksi wc-jonoissa ja ruokailuissa. Myös saapuminen ja lähteminen aikataulutetaan tarkoin ruuhkien estämiseksi. Jokaiselle ryhmälle voidaan järjestää oma tarjoilu- ja opashenkilöstö.
3. Virtuaaliohjelma – uusia ideoita ja wau-efektejä? Verkon yli striimattavan tapahtuman suunnittelu vaatii yhtä paljon kuin ison livetapahtuman suunnittelu. Taitava tuottaja rakentaa virtuaalitapahtumalle dramaturgisesti mainion ohjelman, joka nivoo asiaa ja viihdettä toimivaksi kokonaisuudeksi – ja saa osallistujat viihtymään päätteen äärellä. Fantastico Production kehitti ELY-keskuksen tuella taiteilijatallin Pilttuu-palvelun, joka tarjoaa laadukkaita ohjelmia virtuaali- ja hybriditapahtumiin. Tarjolla on KokoNaiset-jumppaa etäkahveille, hauskaa muistikoulutusta tykypäiviin ja huippumusiikkia virtuaaligaaloihin. Tiskin alta luvassa on huippuartisteja vaikkapa Yhdysvalloista.
4. Millaiset tarjoilut etä- ja hybriditapahtumiin? Jos tapahtumavieraille on tarjolla noutopöydän anteja, tarjoa samoja herkkuja myös etäosallistujille kotiin kuljetettuina. Voit myös järjestää virtuaalisen viininmaistelu- tai kokkailukurssin. Alkoholijuomia palvelutuottajat eivät voi toimittaa, mutta esivalmistellut ruokatarvikkeet saat kotiin kuljetettuina. Kysy lisää!
5. Tekniikka pelottaa, miten toimin? Luota ammattilaiseen, sinun ei tarvitse osata teknisiä asioita. Striimauspalveluiden ammattilaiset osaavat nopeasti määritellä millaista teknistä kalustoa tapahtumasi luonne ja tila tarvitsevat. Kun annat ammattilaisten hoitaa virtuaalitapahtumasi striimauksen – voit itse keskittyä viestisi sisältöön, helposti ja huolettomasti.
Koko paletti hallussa!
Keikalla.fi-striimauspalvelun perustaja, Rockway Oy:n toimitusjohtaja Niklas Lindholm uskoo ”yhden luukun palveluun”, siksi yhteistyö Fantasticon kanssa on antoisaa.
– Kun meillä on koko paletti hallussa, asiakas saa samasta palvelusta vahvan verkko-osaamisen ja teknisen toteutuksen sekä koko tapahtumatuotannon ja lipunmyynnin. Ei tarvitse monesta paikasta kalastella.
Yhteistyökumppaneille virtuaalitapahtumat ovat tuttuja jo vuosien takaa. Pentti striimasi oopperalaulajien e-koelauluja toiselle puolelle Eurooppaa jo 11 vuotta sitten. Lindholmin virtuaalinen Rockway-musiikkikoulu on lajinsa ensimmäinen Suomessa.
”Virtuaalitapahtumat tulleet jäädäkseen”
Rockway Oy perusti Keikalla.fi-tapahtumastriimauspalvelun vuosi sitten yhteistyössä Lippu.fi:n ja Muusikkojen liiton kanssa. Palvelu perustettiin helpottamaan koronapandemian muusikoille ja tuotantotyöntekijöille aiheuttamia tulonmenetyksiä.
– Olemme striimanneet enemmän tapahtumia kuin odotimmekaan – ja laaja-alaisesti. Virtuaali- ja hybriditapahtumat ovat tulleet jäädäkseen. Palvelun mallia on vielä kehitettävä entistä helppokäyttöisempään suuntaan, Lindholm kertoo.
Arvostettu ja kaivattu palvelu. Musiikki & Media Industry Awards ja suomalaiset valitsivat Keikalla.fi:n Vuoden tuotantopalvelu -kategorian palkintoehdokkaaksi.
Vuodessa Keikalla.fi on välittänyt yli 200 striimattua keikkaa. Nyt palvelusta voi ostaa lippuja jopa virtuaalisiin urheiluotteluihin, hyvinvointiwebinaareihin, koulutuksiin ja stand up -esityksiin.
Erityisesti teatteristriimausten määrä on yllättänyt positiivisesti, palvelun asiakkaina on iso osa maamme kaupunginteattereista. Tarjolla on myös keikkojen ja teatteriesitysten tallenteita. Lisää on luvassa – myös isojen tapahtumien kanssa on keskusteluja käynnissä.
Varaa aikaa lipunmyyntiin ja markkinointiin
Lippupisteen kautta virtuaalitapahtumalippuja oli kevääseen mennessä myyty lähes 100 000. Suosituimpiin Keikalla.fi-striimeihin on myyty tuhansia lippuja – näistä mainittakoon Tampereen Teatterin Saiturin joulu, An Evening with Nightwish in a Virtual World ja Club for Five: Jouluna 2020.
Myös virtuaalitapahtuman myynti ja markkinointi vaativat ammattitaitoa ja aikaa. Jo pelkästään lipunmyynnin valmisteluun tarvitaan tapahtumasta riippuen pari viikkoa.
– Lipunmyynnin ensimmäinen piikki tulee yleensä, kun tapahtuma julkaistaan, ja myynti kiihtyy tapahtumapäivän lähestyessä. Markkinointitoimet vaikuttavat aina positiivisesti myyntiin, joten hyvä markkinointisuunnitelma yhdessä Lippupisteen digitoimiston kanssa varmistaa parhaan lopputuloksen, Lippupiste Oy:n myyntijohtaja Kai Tervonen kertoo.
Virtuaalitapahtumien kehitystyö jatkuu ja kantaa myös koronan jälkeen, sillä kaikkia virtuaalimaailman mahdollisuuksia ei ole vielä nähty.
– Aina ei tarvitse kokoontua samaan paikkaan kokeakseen yhteenkuuluvuutta. Voimme tuoda myös artistit lähemmäs ihmisiä, heidän omalle ruudulleen. Näin kohtaamisesta tulee henkilökohtainen elämys, yhteisöllisen kokemuksen sijaan, Minna Pentti kiteyttää.
Haluatko järjestää oman virtuaalitapahtuman – koulutuksen, hyväntekeväisyyskonsertin tai webinaarin? Ota yhteyttä!
Tutustu valmiisiin ja räätälöitäviin virtuaalitapahtumien ohjelmasisältöihin, hyppää virtuaalitallin Pilttuuseen!
Artikkelikuva: Keikalla.fi:n virtuaalitapahtuma Paula Vesalan keikalta Astoria Klubilla, kuva Liisa Kapanen
