Naistenpäivän mediatapahtuma oli opettavainen kokemus työharjoittelijalle, joka on haaveillut työskentelevänsä tapahtuma-alalla. Oppi menee parhaiten perille käytännön työssä alan ammattilaisten kanssa puuhatessa ja heidän työskentelyään seuraamalla.
Kuka minä olen?
Olen Suvi Saarinen ja aloitin työharjoittelijana Fantastico Productionissa tammikuussa 2023. Lähdin aikuisiällä tekemään uutta uraa 10 vuoden yksityisyrittäjänä olemisen jälkeen. Kaipasin tiimiä ja uusia haasteita ja lähdin tavoittelemaan unelma-ammattiani, josta olin haaveillut jo 20-vuotiaasta lähtien kuitenkaan uskaltamatta sitä toteuttaa. Fantastico Production kiinnosti minua erityisesti, koska kotisivujen perusteella saamani kuva yrityksestä ja henkilöstöstä oli innostava ja mielenkiintoinen.
Naistenpäivän mediatapahtuma – monta juhlaa samassa paketissa
Keskiviikkona 8.3.2023 järjestimme Pasilassa, RTi-talon monipuolisissa tiloissa tapahtuman, jossa juhlistimme useampaa asiaa. Juhla oli samalla naistenpäivän viettoa, teollisuusneuvos Martti Kiikan kirjanjulkistustilaisuus ja Take Action Studiosin avajaiset. Samalla julkaistiin myös TapahtumaTV Eveon ja Suomi 125 -hankkeen kanavayhteistyö. Tilaisuus striimattiin suorana YouTuben kautta, ja ohjaus tapahtui pihalla olleesta 15 metriä pitkästä ulkolähetysautosta.
Juhlissa oli käytössämme kolme erilaista tilaa – sisääntuloaula, tapahtumatila ja studiotila. Aulassa olivat esillä naistenpäivän ruusut ja Martti Kiikan kirjat sekä Sontec Motosportin rallipiste, jossa sai kokeilla ralliautoilijan taitojaan. Juhlaohjelma koostui puheista, esityksistä ja ruokailusta kuohuviineineen. Musiikista vastasivat saksofonisti Lassi Silventoinen ja popkanteletar Ida Elina. Studiossa Martti Kiikka haastatteli vieraita kahvituksen kera.
Miten tapahtuma toteutettiin?
Juhlajärjestelyt olivat varsin intensiivistä, yllätyksellistä ja nopeaa toimintaa. Kaikki laitettiin kasaan noin kolmessa viikossa, mikä oli melkoinen ponnistus koko tiimille. Aula saatettiin juhlavan ja vastaanottavan näköiseksi. Varsinaisessa tapahtumatilassa, johon mahtuu n. 600 henkilöä, somistus tehtiin tyhjään tilaan. Kaikkiin ikkunoihin hankittiin ja ripustettiin verhot, tilattiin upea valaistus, esiintymislava ja iso screen esityksiä varten. Tilattiin pitopalvelu, hankittiin juomat ja vuokrattiin punaiset juhlamatot sekä pystypöydät koristehuputuksineen. Studio somistettiin viihtyisäksi pystypöytineen, ja kahvitus suunniteltiin myös siellä järjestettäväksi.
Paikalle piti toki etsiä myös juontaja, esiintyjät ja puhujat. Ohjelman kulku käsikirjoitettiin huolellisesti, sillä juhla striimattiin suorana Take Action Studiosin YouTube-kanavalle. Paikalla oli pelkästään kamerahenkilöitä kymmenkunta.
Kaikissa tiloissa laitettiin tekniikka kuntoon niin äänen, kuvan kuin valaistuksenkin suhteen ja se vaati tiimiltä hyvää yhteispeliä. Kaapeleita ja piuhoja vedettiin lähes 1000 metriä, joista ulkonakin niistä oli melkoinen määrä. Onneksi tiimissämme on paljon alan rautaisia ammattilaisia, homma sujui hyvin ja tekniikka toimi erinomaisesti.
Oma roolini järjestämisessä oli toimia apulaistuottajana,jolle kuului studion kahvituksen järjestäminen ja yleinen avustaminen. Pelkästään kahvituksessa minun piti huomioida monta asiaa. Työ vaati tavaroiden lainaamista ja esillepanoa sekä myös paljon arkisempia järjestelyjä tiskaamisesta kaupassakäyntiin. Otin selville esimerkiksi kahvimäärän ja maidon kulutuksen, joten tietokoneenkin ääressä täytyi asioita selvittää ja laatia sen perustella ostoslista. Aikataulun tunteminen ja ajolistan mielessä pitäminen oli ehdottoman tärkeää, jotta oma vastuualue tuli hoidettua ajallaan ja kiireettömästi. Tilaisuudessa minulla oli onneksi apuna tapahtumajärjestäjä Eeva Komulainen, joka on ollut aikaisemminkin mukana Fantastico Productionin tuotannoissa.
Tiimissä pääsin seuraamaan ja auttamaan esim. pöytien somistamisessa, osallistumalla palavereihin ja yleisesti muita seuraamalla ja auttamalla. Oppia tuli paljon niin tekniikasta kuin somistamisestakin, myös monesta asiasta itse tekemällä ja muiden työskentelyä seuraamalla. Pienenä yksityiskohtana juoksevista asioista oli esimerkiksi 700 verhonipsun hankkiminen, johon ei yhden kaupan valikoima edes riittänyt.
Fiilikset tapahtuman jälkeen
Kolmen viikon aherrukset, pitkien päivien, palaverien ja tapahtuman rakentamisen jälkeen huokaisimme kaikki varmasti helpottuneena onnistuneesta tapahtuman järjestämisestä. Jälkikäteen ajateltuna olen erittäin onnekas, että saan olla näin lahjakkaan, työteliään ja inspiroivan tiimin jäsenenä. Koko projektin ajan, kuten myös sen jälkeen tunsin erityistä ylpeyttä koko porukasta. Me-henki huokui erittäin vahvana kaikkien kasvoilta ja tekemisestä. Ensi reaktioni vieraiden lähdettyä olikin vahva energinen olo, tiimin yhtenäisyyden tunne ja onnistumisen kokemus. Tätä lähdin harjoittelultani hakemaan ja sen myös sain onnekseni tuntea.
Lopuksi
Joskus jonkin asian haaveileminen ja sen toteuttaminen tuo olon, että on oikealla polulla. Joskus todellisuus vuorostaan ei vastaakaan kuvitelmia. Omassa tapauksessani hyppy uuteen uraan oli kaiken kaikkiaan positiivista. Vaikeidenkin asioiden toteutus toi vain entistäkin vahvemman näkemyksen, että urasuunta on nyt oikea. Onnistuneet ja uudet kokemukset tuovat valtavan suurta energiaa. Ainut harmi onkin, etten uskaltautunut tälle alalle jo paljon aiemmin. Mutta parempi myöhään kuin ei milloinkaan. Tämän tiimin kanssa jatkaisin työuraani erittäin mielelläni työharjoittelun jälkeenkin.
Kuvat: Houman Auriell
