Onnistunut tapahtumatuotanto – sen suunnittelu ja järjestäminen – on aikaavievä prosessi, jonka järjestävän tahon, esimerkiksi yrityksen, kannattaa uskoa kokeneen ammattilaisen toteutettavaksi. Esimerkiksi Yritystapahtuma on aina markkinointiviestintää, jonka ensimmäisenä teesinä järjestäjän tulisi sisäistää. Yrityksen asiakkailleen järjestettävä tapahtuma on yhtä lailla markkinointia eli brändiarvojen ja palveluiden esille tuomista kuin muutkin markkinointiin liittyvät toiminnot, kuten mainonta, verkkosivut tai vaikkapa sosiaalinen media.
Hyvä tapahtuman taustasuunnittelu
ratkaiseva merkitys onnistumiselle
Tuotetun tapahtuman tarkoituksena on asiakkaiden sitouttaminen tapahtuman järjestävään yritykseen, sen tuotteisin ja palveluihin. Tapahtumaa ei kannata toteuttaa vain tapahtuman vuoksi, sillä tulee olla tarkka, keskitetty sisältö, joka palvelee yrityksen kaupallisen tai arvoviestien perille menoa mahdollisimman hyvin. Yritystapahtuman tulee tarkoituksestaan riippuen antaa aina lisäarvoa järjestettävälle taholle. Tapahtumat voivat olla koulutuksellisia, informatiivisia, viihdyttäviä tai vaikkapa kaikkia yhtä aikaa. Tapahtuma voi olla myös kiitos hyvästä yhteistyöstä tai juhlavuoden huipentuma.
Hyvällä suunnittelulla tapahtuman voi suunnitella ja rakentaa myös yrityksen varastotiloihin. Savo Design Oy:n 40-vuotisjuhlat ja tupaantuliaiset, elokuu 2023.
Tapahtuman kulku
noudattaa draaman kaarta
Tapahtumatuottajan tärkeä tehtävä on osata sanoa myös ei epärealistisille toiveille – hän kertoo, mistä kannattaa säästää ja mistä ei. Hyvä ruoka, ohjelma ja tunnelma ovat asioita, jotka muistetaan. Mieleenpainuva tapahtuma ei ole koskaan sattumaa, vaan tarkan prosessin ja käsikirjoituksen tulos. Yleisön huomion saamiseksi esimerkiksi informatiiviset ohjelmaosuudet kannattaa sijoittaa tilaisuuden alkuun – toisaalta keskittyminen pidetään yllä säästämällä yllätyksiä pidemmälle ohjelmaan. Tapahtumatuottajan tärkeimpiin ominaisuuksiin kuuluvat myös näkemyksellisyys sekä tyyli- ja dramaturgian taju.
Tapahtumabudjetti
määrää rungon
Kun juhlan teema ja tavoite on päätetty, tapahtumatuottaja tekee sovitun budjetin raameissa ehdotuksen kokonaisuudesta aikataulutuksineen. Siihen ovat vaikuttaneet kaikki ne seikat, mitä tuottaja tietää tilaisuuden järjestäjän toiveista ja kohdeyleisöstä. Asiakas ei aina osaa kertoa kaikista asioista, joilla saattaa olla merkitystä tilaisuuden suunnittelun kannalta. Hyvän tapahtumatuottajan tehtävä onkin pitää huoli siitä, että kaikki tapahtuman kannalta merkittävät yksityiskohdat tulee selvitetyksi ja asiakas tietää tarkalleen, mitä on tilaamassa ja saamassa. Tilat, artistit, tarjoilut, tapahtumatekniikka, koristelut –parhaimmillaan tuottaja luo ilmapiirin, jossa palaset toimivat saumattomasti yhteen.
Tapahtumien suunnitteluun
panostaminen kannattaa
Koska tapahtumat ovat taloudellisesti suuria satsauksia kannattaa parhaan hyödyn optimoimiseksi käyttää kokenutta tuottajaa. Tapahtumamarkkinointia rakentavan ammattilaisen monialainen työskentely ja laaja yhteistyöverkosto saa aikaan parhaimmillaan tuoreita ja käyttökelpoisia ideoita. Ammattilaisen näkökulmilla ja uusilla ideoilla integroituna yrityksen omaan ydinosaamiseen voidaan parhaimmillaan saavuttaa tavoitteet ja ylittää ne.
10 vinkkiä yritystapahtuman
järjestämiseen
- Syväluotaa tapahtuman idea ja tavoite – tapahtumaa ei kannata järjestää ilman taustasuunnittelua.
- Tee tarkka kohderyhmäanalyysi – kenelle tapahtuma tai juhlat on suunnattu.
- Mieti tarkkaan budjettiraami – tähänkin saat apua tapahtuma-ammattilaiselta.
- Varaa tarpeeksi aikaa sekä suunnitteluun että toteutukseen.
- Ole omaperäinen idoissa – tee jotakin, mitä muut eivät ole tehneet, uudista ja varioi.
- Nappaa ammattituottaja mukaan heti prosessin alussa – järjestelyt ovat työläs kokonaisuus, jossa tarvitaan kokemusta, näkemystä ja laajaa yhteistyöverkostoa.
- Varaa hyvissä ajoin oikein mitoitettu tapahtumatila (venue) – parhaat tilat ovat kysyttyjä!
- Järjestä hyvä follow-up tapahtuman jälkeen – palautteella on kehittävä voima.
- Juhlat saadaan onnistumaan yhdessä yrityksen ja tapahtumasuunnittelun ammatilaisten tiiviillä yhteistyöllä.
- Yhteistyön avainasiat ovat – luovuus, luotettavuus ja laatu!
Minna Pentti on käsitellyt vastaavaa aihetta käsitelty Mediaplanetin Businessoppaassa maaliskuussa 2020 ja Kauppalehden Työhyvinvointi-kampanjassa syyskuun 2023 lopussa.
