Tökkiviä yhteyksiä ja kuorsaavia osallistujia vai vaikuttavia kohtaamisia vaikkapa kotisohvalta? Onnistunut virtuaalitapahtuma aktivoi osallistujat yhteiseen kokemukseen, kuten livetapahtumakin. Wau-elämyksiä voi kokea virtuaalisestikin – näin se käy!
1.Vaali virtuaalitapahtuman tavoitetta!
Pohdi miksi tilaisuus järjestetään. Jos tarkoituksena on rakentaa yhteishenkeä, anna kaikille tiimiläisille tilaa loistaa omilla ehdoillaan – innostavan yhdessä tekemisen kautta. Yhteishenki ei kasva, jos joku osasto unohdetaan jo alkumetreillä. Jos taas etätykypäivän tarkoitus on virkistää, ei tapahtumaa kannata tuupata täyteen powerpoint-ähkyä.
2. Tee houkutteleva suunnitelma ja pysy siinä!
Mielenkiintoinen ja kaikille osallistujille merkityksellinen ohjelma taukoineen pitää osallistujat linjoilla keskittyneesti ja aktiivisesti. Tee houkutteleva ohjelmakokonaisuus, joka on luotu dramaturgisesti ja aihealueittain mielekkäästi sekä helposti seurattavaksi. Onnistuneella virtuaalitapahtumallakin on draaman kaaren innostava alku, syventävä keskikohta ja loppuhuipennus – laskuineen ja nousuineen.
Osallistujia viihdyttävä virtuaalitapahtuma pitää suunnitella Fantastico Production Oy:n toimitusjohtaja Minna Pentin mukaan yhtä hyvin kuin livetapahtumakin. Parhaimmillaan tapahtuma on vaikuttava kokemus, joka soljuu ja pitää osallistujat hereillä.
3. Tiivistä!
Hyvin käsikirjoitettu virtuaalitapahtuma keskittyy olennaiseen, etenee reippaasti ja kestää vain noin neljänneksen livetapahtuman pituudesta. Seminaarin seuraaminen voi olla raskasta, rajaa siksi yhden osion pituus 7–45 minuuttiin.
4. Tarjoa virikkeitä myös takapuolelle!
Livetapahtumissa ihmiset hengittävät samaa ilmaa, hyvässä ja pahassa. He tervehtivät toisiaan, kättelevät, maistelevat ruokia ja kokevat yhteisen ilmapiirin kaikilla aisteillaan. Virtuaalitapahtumaan osallistuvat aistivat silmien ja korvien lisäksi myös takapuolellaan. Jos se puutuu, saattaa koko tilaisuus vaihtua sähköpostin ja kännykän selailuun.
– Ripottele virtuaalitapahtuman asiapitoiseen ohjelmaan mielekästä ja osallistavaa toimintaa, joka irrottaa pepun penkistä ja valjastaa nauruhermotkin käyttöön, Minna Pentti vihjaa 20 vuoden kokemuksellaan.
Vinkki – Tarjoa osallistujille herättelyä – kysymyksiä, tehtäviä, yllätyksiä tai ohjelmaa jopa muutaman minuutin välein. Sinulle räätälöity musiikkiesitystallenne, suositun artistin hybridivierailu, leikkimielinen muistitesti, supertähden vetämä naisellinen taukojumppa tai stand up virkistävät!
5. Luota ammattilaiseen
Anna virtuaali- ja hybriditapahtumasi tekninen toteutus ammattilaisen käsiin ja varmista hyvissä ajoin laadukkaat yhteydet. Striimauspalveluiden ammattilaiset osaavat nopeasti määritellä millaista teknistä kalustoa tapahtumasi luonne ja tila tarvitsevat. Yli kolmen keskustelijan paneelikeskustelut ja suuren orkesterin musiikkiesitykset ansaitsevat taidokkaan monikamerakuvauksen ja tasokkaan äänentoiston. Aina ei tarvita mammuttimaista kalustoa – tasokas striimaus voidaan toteuttaa hyvällä suunnittelulla ja pienelläkin teknisellä setillä.
Jos haluat varmistaa tapahtumasi laadun, anna se kokonaan ammattilaisten käsiin. He tarjoavat laadukkaan palvelukokonaisuuden kaikilta osa-alueilta – luovista sisällöistä, moderointiin ja markkinointiin.
Virtuaalitapahtuman 5 mokaa
1.Tässä kummempia suunnitelmia kaivata.
2. Säästän ja spiikkailen ihan itse.
3. Eiköhän vedetä homma yhteen putkeen!
4. Powerpointtia peliin ja sen on siinä.
5. Eikös me striimata ihan tiimssillä …
Apua striimauspalveluihin?
Jos kuitenkin päätät käyttää tasokkaita striimauspalveluita ja antaa virtuaalitapahtumasi ammattilaisten käsiin – klikkaa tästä ja lue lisää!
Lähteet
Fantastico Production Oy:n toimitusjohtajan, tapahtumatuottaja Minna Pentin haastattelu ja Virtuaalitapahtumaopas – 10 vinkkiä vaikuttavaan virtuaalitapahtumaan.
